履歴書やエントリーシートに同封する「添え状」の書き方

■添え状(送付状)って何?

添え状は、履歴書や職務経歴書やエントリーシートなどを封筒に入れて、応募先の会社へ郵送するときにいっしょに入れるものです。

重要な書類を封筒に入れて郵送するときに、「添える用紙」です。

最近は、応募書類と一緒に添え状を同封してくる方も多くなりました。

また添え状は、書店や文房具店などに売っているものではなく「自分で書いてつくるもの」です。

知らない方にはなじみがないことかもしれませんが、「添え状を封筒に入れ忘れた!」からといって、それで不採用になることはありません。

実際には、添え状の入っていない、履歴書などの応募書類だけ入った封筒もたくさん来ますので、入れ忘れても気にしなくていいです。

就職活動のときは封筒の中には、会社側が選考のために必要としている書類が入っていればいいのです。

「履歴書」や「職務経歴書」「エントリーシート」などが入っていればいいのであって、添え状自体はそれほど重要なものではありません。

添え状は、文字通り「添えるもの」ですから。

「添え状を封筒に入れ忘れた!」からといって、あとで添え状だけ封筒に入れて会社に郵送しなくても大丈夫ですよ。

添え状は選考の判断材料にはなりません。

封筒を受け取った会社の採用担当者は、履歴書やエントリーシートなど必要なものだけ抜き取って、添え状は封筒といっしょに処分してしまうと思います。

添え状の文章に時間をかけて目を通す人事担当者は、そんなにいないでしょう。

ですので、時間や手間ひまをかけて自分で文章をつくるものでもありません。

「封筒に入っている」ことに意味があるもので、それ以上のものではないのです。

また添え状を同封したからといって、選考でほかの人より有利になることはありません。

添え状の書き方

企業の採用担当者も、添え状などはほとんど見ることがないと思います。

ですのでこう言っては何ですが、本やネットにあるテンプレートから文章をまねしてつくるのが一番早くて簡単です。

添え状はほかの就職活動している応募者と、同じようなレイアウトや文章になったっていいのです。

添え状自体は採用には影響しないのですから。

中にはごていねいに志望動機や自己PRまで書き込んでくる方もいます。

しかし志望動機や自己PRなどは履歴書や職務経歴書、エントリーシートに書くものですので、そちらにしっかりと記入しておきましょう。

一生懸命書いたのに、添え状だと思われて読まれずにさっさと捨てられてしまったら、時間をかけて書いた意味がないですよね。

無駄なところで時間や労力を使わなくてもいいでしょう。

また、添え状の書き方には、特に決まりはありません。

いろんなことを書き込んでゴチャゴチャさせるより、シンプルな文面のほうが、受け取る側も読みやすいです。

添え状の内容

基本的には、「日付」「宛先」「自分の住所・郵便番号・電話番号・名前」「簡単なあいさつ文」「送付書類」などを簡潔に書けばいいでしょう。

あとで添え状の文章の誤字脱字に気が付いたとしても、気にする必要はありません。

応募書類の多くの書き間違いが見つかった時は、企業に連絡したほうがいいですが、添え状のミスは、採否にも影響しませんので何もしなくていいと思います。

新しい添え状のみを、また封筒に入れて送るようなことも必要ありません。

それと、自分の印鑑を押す必要はありません。

また履歴書とそろえて、文字は横書きにする方が多いです。

書き方の例としては、

平成〇〇年〇〇月〇〇日

□□株式会社 (もしくは株式会社□□)

採用ご担当者様

自宅の郵便番号

自宅の住所

自分の電話番号

自分の氏名

応募書類の送付について

拝啓、貴社ますますご清栄の事とお喜び申し上げます。

この度、貴社求人に応募させて頂きたく、応募書類を添えて、ご送付させていただきました。

ご査収のほどよろしくお願い致します。

敬具

【添付書類】

・履歴書 1通

  ・職務経歴書 1通

     ・エントリーシート 1通

以上

上の例文は、コピペして使ってもらってかまいません。

上の四角内の文章をコピーしたら、ワードやエクセルなどを開いてもらって、そこに文章を貼り付けて、

「送付状を書いた日付」「送り先の会社名」「自分の住所・郵便番号・名前」「同封した送付書類」などを書き換えて、文字の位置なども気をつけてください。

時候のあいさつを入れる方もいますが、なくてもかまいません。

上の文章の編集や追加などはお好みでどうぞ。

用紙への印刷の仕方

文章が完成したら、履歴書やエントリーシートと同じ大きさ(おそらくA4サイズ)のコピー用紙にプリンターに黒文字で印刷すれば完成です。

プリンターがないときは、ネットカフェなどへ行けばパソコンもありますし、プリンターやコピー用紙もあります。

自宅のパソコンで作った文章はUSBなどに保存して、コンビニへ持って行って、そこのコピー機で用紙に印刷できますので、利用してみてください。

はじめてコンビニで印刷するときは、コンビニのホームページなどで印刷の仕方や手順などよく読んで行ったほうが間違いはありませんよ。

上の文章をA4サイズで印刷すると、文字と文字の間もかなり余白があきますが、シンプルにつくったほうがいいでしょう。

1枚の用紙全体にバランスよく文字を置いて、文字の大きさなども調整して、かたよりがないようにしたいですね。

添え状をボールペンなどで、用紙や便箋に手書きにする方もいますが、今はほとんどの方がパソコンで作っています。

手書きも悪くないですが、時間はかかるし面倒ですよね。

パソコンでつくってコピー用紙に印刷したほうがはやいです。

また封筒への入れ方は、添え状を一番上にして、履歴書、職務経歴書の順でかさねて表向きにして入れましょう。

応募書類はなるべく折らずに、そのまま入る大きさの封筒に入れることをオススメします。

A4サイズの用紙なら、角形2号の封筒がぴったり合います。

履歴書などの応募書類と一緒に、添え状を三つ折りにして封筒に入れて郵送してもかまいません。

その他の書類を郵送する場合は?

就職活動のときは、「成績証明書」「卒業見込み証明書」「健康診断書」「内定承諾書」などを企業あてに郵送することもあります。

この場合は、添え状を入れたほうがいいのかどうか?

基本的に添え状を一緒に入れずに郵送しても、特に何も言われません。

添え状がなかったから「入社したら厳しくしてやろうとか」「内定を取り消してやろう」なんて考えている人はいませんので安心してください。

封筒に必要な書類のみを入れて郵送すればいいと思います。

それでも丁寧に添え状も一緒に入れて送付したいという場合は、

上の添え状のテンプレートの「自分の氏名」より下の文章を、下記のように書き換えましょう。

前略、お世話になっております。
貴社より提出のご指示がございました書類一式、同封させていただきます。
ご査収のほどよろしくお願い致します。

【添付書類】

・成績証明書 1通

   ・卒業見込み証明書 1通

でいいのではないでしょうか。

応募書類を郵送しないときは

添え状は、封筒に入れて郵送する場合のマナーです。

就活の説明会や面接のときに履歴書や職務経歴書、エントリーシートを会社に持っていって、採用担当者に直接手渡しするときは、添え状は必要ありません。

郵送するときなど、応募先の採用担当者にお会いして挨拶ができない場合に添えるものです。

直接お会いしてあいさつして、応募書類を渡すことができるのであれば、添え状は不要です

そして選考で一番重要なのは、履歴書や職務経歴書、エントリーシートなどであって、添え状ではありません。

力のいれどころを間違えないようにしましょう。

またインターンシップの応募や、内定承諾書を郵送するときの添え状もシンプルな文面でいいですし、新卒、中途採用でも上記の添え状は使えますので、使ってみてください。

添え状は一応のかたちが整っていれば、それで十分ですよ。

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