会社説明会に参加・欠席の返事を伝えるときのメールの例文

就職・転職活動で、会社が個別に開催する説明会に申し込むときや、申し込んだけど行けなくなって欠席しようと思ったとき、

メールで伝えるにはどうやって文章を書いたらいいか迷いますよね。

基本的にメールに書いて送信するより、電話で申し込んだほうがはやいと思いますが・・・

ここでは就活の会社説明会に参加・欠席するときの、企業へ送信するメールの例文を紹介していきます。

メール例文のコピペの仕方

メールの文章を考えていると時間がかかってしまいますので、下にあるメールの例文はコピペして使ってください。

文章の加筆や修正をしてもらってもかまいません。

コピーアンドペースト(コピペ)の仕方は、まずマウスで文章を選択した状態で、キーボードの「Ctrl」キーを押しながら、「C」キーを押すとコピーできます。

その後メールの画面で「Ctrl」キーを押しながら、「V」キーを押すとペースト(貼り付け)できます。

でもこのブログの文章をそのままメールにコピペすると、文字が大きくなってしまうこともあります。

そんなときは「メモ帳」を開いてそこに一度、文章をコピペしましょう。

完了したら、メモ帳にコピペした文章をまたマウスや「Ctrl」+「A」キーですべて選択して、「Ctrl」+「C」キーでコピーします。

それをメールにペーストすれば、文字の大きさは調節できます。

ためしてみてください。

会社説明会への参加を申し込むときのメールの書き方

会社の人事担当者が知りたいのは「会社説明会に参加するのかどうか?」

また参加するのであれば、開催予定の中から「日時を選択してほしい」という点です。

会社説明会へ参加を申し込むときのメールの例文は、

【件名】△月△日□時会社説明会申し込み

【本文】

会社名(○○株式会社または株式会社○○)
採用担当○○様(もしくは採用担当者様)

はじめてメールを送らせていただきます。
○○大学○○学部の○○(自分の名前)と申します。
△月△日□時からの貴社の会社説明会に参加させていただけないでしょうか。
よろしくお願い致します。

シンプルな文面ですが、これでいいのではないでしょうか。

会社にも多くのメールが届きますので、上の2つがしっかり書いてあればそれで十分です。

ほかに書く内容があれば、追加して書いてもらってもかまいません。

学生でなければ、学校名は書かずに自分の名前だけ書いておきましょう。

会社説明会に欠席するときのメールの書き方

会社説明会に申し込んだけど、その日は都合が悪くなって出席をキャンセルしたいというときのメールの例文は、

【件名】△月△日□時会社説明会の件

【本文】

会社名(○○株式会社または株式会社○○)
採用担当○○様(もしくは採用担当者様)

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○(自分の名前)と申します。
△月△日□時からの貴社の会社説明会に参加を申し込みましたが、諸事情により参加できなくなりました。
当日の説明会の参加はキャンセルさせてください。
大変申し訳ありませんが、よろしくお願い致します。

「学業のため」とか「はずせない仕事がありまして・・」などの説明会をキャンセルする理由を文面に書いてもいいのですが、参加する人数が多ければ、人事担当者もそこまでかまっていられません。

私の会社でも、当日に誰が欠席したかまでは把握していません。

説明会をキャンセルしたことのお詫びのメールもいらないでしょう。

当日の体調不良になってしまって行けないとか、その他の理由ならともかく、欠席することがわかった時点で早めに連絡したほうがいいですね。

欠席する場合はしっかり連絡を入れておいたほうが、次の説明会に参加しやすくなると思います。

また、ある会社から説明会の参加の誘いメールが来るときもあります。

この場合は参加しないのであれば、不参加の返事を出してもいいのですが、そもそも参加しないのなら返事を出さなくてもいいと思います。

会社説明会を無断欠席してしまった場合

会社説明会の当日に寝坊してしまって、起きたらもう始まっている時間だったり。

あるいは説明会の日を勘違いしていて、気がついたらもう説明会が終わっていたり。

そんな感じで説明会を無断欠勤する方も多いです。

もうその会社の選考を受ける気がないのならいいのですが、志望している会社の説明会を無断欠勤してしまうと、ちょっとまずいかもしれません。

選考に進むためには、説明会への参加が必須の会社もありますので、気をつけたいですね。

会社の人事担当者の判断次第ですが、無断欠席したことをお詫びする連絡をすぐに入れれば、その次の説明会に参加させてもらえることもあります。

こういう場合は、電話で連絡ができれば会社に電話をかけて直接、人事担当者にあやまって次の説明会に参加させてもらえるか聞いてみましょう。

メールでお詫びする場合は、

【件名】△月△日□時会社説明会の件

【本文】

会社名(○○株式会社または株式会社○○)
採用担当○○様(もしくは採用担当者様)

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○(自分の名前)と申します。
△月△日□時からの貴社の会社説明会に参加を申し込みましたが、予定日時を間違えてしまい説明会を欠席してしまいました。
私自身の不注意だったと、深く反省しております。

その上で勝手を申し上げて恐縮ですが、別の日程で貴社の会社説明会に参加させていただけないでしょうか。
本来ならお電話にて直接お詫び申し上げるところですが、まずはメールにてご連絡させていただきました。
ご回答をお待ちしております。
よろしくお願い致します。

こんな感じでしょうか?あまり自信がないですけど。^^

会社説明会後のお礼メールはどうするか?

会社説明会に参加した後に、人事担当者宛にお礼メールを送ってくる方もいます。

個人的には説明会後のお礼メールは、送らなくていいと思います。

説明会は選考の段階ではないですし、そこまでしなくてもいいでしょう。

でも、どうしてもお礼メールを送りたいという方は、自分で文章を考えて送信してもいいと思います。

ここは文章のテンプレートではなく、説明会に参加して自分で感じたことなどを書いてみたほうがいいですね。

お礼メールを送っても、会社から返信が来ないこともありますし、ていねいに文章を書いて返信してくれるところもあるでしょう。

「お礼」に対しての会社の対応はさまざまで、「お礼メールはいらない」というところや「もらってうれしかった」など、人事担当者も人間ですから、それぞれ反応は違います。

でも基本はやる必要のないことですので、これで選考に有利になるということより、感謝の気持ちをこめて書いたほうがいいですね。

一応のテンプレートとしては、

【件名】△月△日□時会社説明会の件

【本文】

会社名(○○株式会社または株式会社○○)
採用担当○○様(もしくは採用担当者様)

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○(自分の名前)と申します。

先日は貴社を訪問させていただき、いろいろなお話を聞かせていただきましてありがとうございました。
今後の就職活動に役立てていきたいと思っております。
また機会がありましたら、どうぞよろしくお願い致します。

といった書き方でいいのではないでしょうか。

会社説明会におけるメールの文章の書き方を紹介してきました。

是非参考にしてみてください。

スポンサーリンク

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする

スポンサーリンク