就活用のおすすめのメールアドレスとメールの文章の書き方

就職・転職活動では、企業の担当者との連絡のやり取りに「メール」を使うことが多いです。

最近はLINEなどのメッセージアプリを使って通話をしたり、メッセージのやり取りをする方が多いですよね。

そのために「メールの使い方やマナーがよくわからない」という方もいらっしゃいます。

就職活動ではメールをよく使いますし、ルールやマナーもありますので、ここではメールの簡単な使い方を紹介していきます。

就職活動で使うメールアドレスの決め方

相手とメールで連絡のやり取りをするときは、自分の「メールアドレス」を用意しないといけません。

今までプライベートで使っていたメールアドレスあればそれを就活用にしてもいいのですが、企業や登録した就職サイトからいろんなメールがたくさん来るようになります。

必要のないメールはごみ箱に捨てたり、大事なメールは振り分けて管理できればいいのですが、私用のメールと就活用のメールが入り混じってゴチャゴチャになってしまうこともあります。

それに就活が終わった後もメールがたくさん来て面倒なので、できれば目的に合わせて分けて使うことをオススメします。

就職活動の期間中は、それ用のメールアドレスをひとつ用意したほうがいいですね。

メールアドレスの種類

メールアドレスは大きく分けて4つの種類があります。それは、

1.大学などの学校からもらえるメールアドレス

2.契約しているプロバイダからもらえるメールアドレス

3.グーグルやヤフーで作れるフリーメール

4.携帯電話会社のキャリアメール

です。

1と2は大学などの在学中の学生に渡されるメールアドレスがありますし、ネットの回線を申し込んだときのプロバイダ(OCN、ニフティ、ぷららなど)からも専用のメールアドレスがもらえます。

3はグーグルの「Gmail」やヤフーの「Yahoo!!メール」などの誰でも無料で作れるフリーメールです。

4は携帯電話キャリアが提供している携帯メールです。

ドコモ「~~@docomo.ne.jp」

au「~~@ezweb.ne.jp」

ソフトバンク「~~@softbank.ne.jp」

などそれぞれの携帯電話会社と契約すると、月額300円ほどでメールが利用できるようになります。

この中で就職・転職活動で使うとしたら、おすすめのメールアドレスは1、2、3のどれかです。

学校からもらったメールアドレスやプロバイダのアドレスも、ほとんど私用で使っていなければ就活用として使ってもいいですし。

「Gmail」などのフリーメールを新しく作って、それを就活用としてもいいですね。

どちらもパソコンやスマホなどの携帯電話、タブレットを使って届いたメールを読んだり返事を出すことができます。

4のキャリアの携帯メールは、最大で1~3MBまでのデータしか受け取ることができません(GmailとYahoo!!メールは最大25MBまで)。

簡単な文章のやり取りだけならいいのですが、データ量の多いファイルをメールに添付してもらってもそれを開くことができなくなります。

会社から送ってもらった選考で必要なエントリーシートやその他の資料を受け取れなかったら意味がないですよね。

ですので携帯電話のキャリアメールを就職活動で使うのはおすすめしません。

使うのであれば1、2、3のどれかです。

ただesに携帯電話のキャリアメールを書く欄があったら、忘れずに記入しておきましょう。

おすすめのメールアドレスは「Gmail」

学校の在学中にもらえるメールアドレスは、卒業してしまえば使えなくなってしまうこともあります。

普段あまり使っていなければ学校のメールアドレスを就活用として使ってもいいのですが、それ以外でオススメなのはグーグルのフリーメール「Gmail」です。

「Gmail」を使って就職サイトに登録したり、選考中に企業との連絡のやり取りをしている方も多いです。

「Gmailは無料で使えるために何となく不安」という方もいますが、かなり優秀なメールサービスです。

迷惑メールもしっかりブロックしてくれますし、外出先でも利用できますし、保存容量も大きく安全性も高いです。

またGmailのメールアドレスから企業へ個人情報が洩れることはないので、安心して使えますよ。

Gmailなどのフリーメールを使っているからといって、就職活動で不利になるようなこともありません。

「Gmail」のメールアドレスの作り方

パソコンで初めて登録するときは、まずグーグルに行って右上のところに「Gmail」があります。

そこから登録してアカウントをつくってからメールアドレスの取得になります。

「Android」のスマホの場合は、携帯ショップで「Googleアカウント」を設定してもらえます。

「iPhone」のスマホの場合は、パソコンなどでGoogleアカウントを取得した後に、さらに「iPhone」の設定が必要になります。(iPhoneでGmailを使う

アカウント作成のときに「自分の名前」「ユーザー名」「パスワード」などを入力していきます。

「Gmail」の「ユーザー名」で入力した文字

~~@gmail.com

が自分のメールアドレスになります。

「@」の左側の「~~」の部分は、自分の好きな文字を入れます。

「@」の右側は”gmail.com”で固定です。

自分で作ったメールアドレスを相手に教えてメールのやり取りができるようになります。

企業の人事担当者は相手のメールアドレスを見ますので、あまり変な文字は入れないようにしましょう。

何かのメッセージになっているもの(_loves_taro@)や、よくわからない文字の羅列(jsyateb4)などでつくらないほうがいいですね。

履歴書やエントリーシートには、メールアドレスを手書きで書く欄もありますので、書くときに困らないように自分でわかりやすい文字にしておきましょう。

就活用ですから自分の名前を入れてメールアドレスをつくるのが無難です。

例えば名前が「山田太郎」なら、

tarou.yamada@gmail.com

でもいいのですが、おそらく人の名前はもうほかの誰かが登録していて取得できないことが多いです。

そんなときは

tarou.yamada0327@gmail.com

とか名前の後ろに自分の誕生日の月日や、好きな数字や文字を入れてつくってもOKです。

もちろん名前以外の文字でも構いません。

パスワードはこちらでつくりましょう。⇒LUFTTOOLS

生成ボタンの下にある、もう出来上がっているパスワードをコピペしてそのまま使ってもいいですね。

「Gmail」は自分の「メールアドレス」と「パスワード」を画面で入力すれば、スマホでもパソコンでもタブレットでもログインすることができます。

自分宛てに来たメールを読むことができますし、メールを書いて相手に送信することもできます。

ネットにつながっていれば外出先でもスマホで「Gmail」を利用できますし、自宅のパソコンだけでなくネットカフェのパソコンなどでも利用できます。

「メールアドレス」と「パスワード」は大事ですので、スマホのメモ帳や用紙などに忘れないように書いておきましょう。

メールの文章の書き方と送信の仕方

メール文のつくりかたは、

パソコンの場合、Gmailを開いて左上のある赤い「作成」をクリックします。

スマホ(AndroidやiPhone)の場合、Gmailアプリを開いて、右下にある赤い丸で囲まれたペンの画像をタップ(押す)。

下はパソコンの画面ですが、「新規メッセージ」を書く画面が出てきます。

スマホでも同じようが画面が出てきます。

[To] 欄に宛先のメールアドレスを入力します。

右の[Cc] と [Bcc]は無理に使わなくてもいいです。

「件名」を記入して、その下の大きなスペースにメッセージを入力します。

パソコンの場合は、ページ下部にある [送信] をクリックするとメールを送信できます。

スマホの場合は、右上にある▶の送信アイコンをタップするとメールを送信できます。

ちなみにメールを送信する時間は、24時間いつでもかまいません。

深夜に電話を掛けるのは失礼ですが、企業の採用担当者あてのメールなら深夜に送っても問題はないです。

送信相手の寝ているところを邪魔するわけではないですし、企業の担当者も朝に出社した時にデスクのパソコンで届いているメールをチェックします。

もちろん平日昼間の相手が仕事中のときでも、メールを送っても大丈夫ですよ。

メールの文章の書き方

件名は忘れずに書く

メールで連絡のやり取りをしているときに気になるのが「件名が書いてない」ことです。

件名が書いてなくてもメールは相手に届くのですが、受け取ったほうはパッと見てどんな内容なのかがわかりません。

件名が空欄だと「いたずらのメール?」と思われて、メールの内容を見てもらえないこともあります。

企業には迷惑メールなどもたくさん届きますので、それと一緒にされないように件名は必ず書いておきましょう。

件名は本文の内容を要約したものでいいのです。

例えば「会社説明会への出席通知」「エントリーシートの提出」「面接日程の件」などでいいと思います。

件名を見て内容が一目でわかるようにすると、受け取るほうも分かりやすいのですね。

本文の書き方とマナー

件名の下の大きなスペースに伝えたいメッセージ(本文)を記入します。

書き方として例えば、面接をおこなう日にちを選んで伝えるときに、

「○○(自分の名前)です。面接は15日でお願いします」

と一文だけ本文に書いて送っても間違いではないのですが・・・

そのメールを受け取った側からすると「マナーがなっていない」と思ってしまいます。

本文に用件だけしか書いてないメールって結構多いんですよね。

必要なことだけを伝えるのではなく、メールにも書き方の形式やマナーがありますので、それをおさえておきましょう。

就職活動のときのメールの本文は、文頭に「宛先の会社名」「担当者名」「自分の名前」を書きます。

書き方の例としては、

株式会社○○
人事部 △△様

ABC大学の●●と申します。

~~~~~(文章)~~~~~~~
よろしくお願い致します。
 宛先の会社の人事担当者の名前が分からない時は「採用担当者様」と書いておきましょう。

中途採用のときなど、もう在学中の学生でないのなら、名前の前に学校名を名乗る必要はありません。

「●●と申します。」と自分の名前だけ書いておきます。

そして文章も読みやすいように改行を入れながら書いて、最後は「よろしくお願い致します。」という文章で締めます。

メールを送信する前に、文字の書き間違いや打ち間違いがないかよく確認してから送信するようにしたいですね。

またその下には「署名(しょめい)」を入れます。

文章の最後には「署名」を入れる

メールの本文の最後には署名を入れておきましょう。

自分の学校名や名前は最初に名乗っているし、メールアドレスもわざわざ書く必要もないのですが。

メールを受け取る相手に、わかりやすさと安心感を与えるための、ひとつの習慣として根付いています。

「メールには絶対に署名を入れないといけない」というわけではありません。

なくてもかまわないのですが、就職活動のときはマナーとして簡単でいいので署名を入れておきましょう。

Gmailの署名の設定の仕方は、こちらを参考にしてください。

パソコン

Android

iPhoneとiPad

署名に書く内容は「学校名」「自分の名前」「電話番号」「メールアドレス」です。

書く内容は上の4つと決まっているわけではありません。

学生でなかったら学校名は入れなくていいですし、「電話番号」などを教えたくないと思ったら記入しなくていいです。

署名の書き方の例としては、

==========================

〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 3年
山田 太郎(やまだ たろう)
携帯番号:090-1234-5678
e-mail:tarou.yamada0327@gmail.com

==========================

これをGmailの署名に設定すると、新規メッセージに自動的に署名が入ります。

就職活動が終わったら

企業から内定をもらって就職活動が終了したら、就活で使ったメールアドレスはそのまま放置しておくか、もしくはGmailのアカウントを削除します。

就職が決まればもう用はないので、メールを見ることも使うこともないですよね。

プライベート用としてその後も使うこともできますが、就活終了後も登録した就職サイトなどからメルマガがたくさん来ます。

メルマガを一つ一つ解除して配信停止にするのも面倒なので、そのまま放置しておきましょう。

このへんはGmailなどのフリーメールの便利なところです。

またGmailを使いたくなったら、また新規にアカウントをつくってメールアドレスを作成すればいいのです。

以上簡単な説明でしたが、就職活動をするときの参考にしてください。

スポンサーリンク
  • このエントリーをはてなブックマークに追加
スポンサーリンク

コメントをどうぞ

メールアドレスが公開されることはありません。