面接を当日・直前にキャンセルするときの電話・メール連絡の仕方

就職活動で企業との面接の日程を決めたものの。

当日になったら何らかの理由で面接に行けなくなってしまうこともあります。

そんなとき「企業に連絡して面接に行けないことを伝えたいけど、当日もしくは直前に面接を辞退することはできるの?」と迷ってしまいますよね。

この場合はどうしたらいいか?

面接の当日に辞退するときの伝え方

就活の面接の当日に急に行けなくなる理由はいくつかあります。

・風邪や発熱などの体調不良

・身内の不幸

・面接に行く途中に偶然事故にあった

・公共交通機関の遅延による遅刻

・前日に他社から内定の返事をもらった

・よく考えた結果、面接に行くのをやめた

・受かる自信がない

などがあります。

理由はいろいろありますが面接に行けなくなったり、行く気がなくなったのは仕方がないですよね。

「急に面接に行けなくなったと連絡すると企業の担当者から何か言われそうだし、このまま黙ってドタキャンしてしまおうか?」

と考える人もいますが、それはやめておきましょう。

これは新卒の就職活動や転職活動、バイトの面接でも同じです。

面接の日程を変更してもらえることもある

面接辞退の連絡をしないでそのままドタキャンしてしまうと、その会社の面接を受けるチャンスを失ってしまいます。

面接当日でも面接の開始前に連絡をして事情をしっかり説明すれば、後日にまた延期して面接の機会をつくってくれることもあります。

そこはそれぞれの企業の判断によりますが、せっかくの面接の機会をみすみすなくしてしまうのはもったいないですよね。

どうしても面接に行けなくなったときは企業に連絡して指示を仰ぎましょう。

また「面接を受ける気がない」ために、当日の面接の時間になっても連絡もないままバックレて面接に来ない人もいます。

本人はそれでもいいかもしれませんが、企業側の担当者は面接のために時間を空けて応募者が来るのを待っています。

応募者に合わせて複数人の面接官を用意することもあります。

連絡なしに無断で来ないとなると、その面接官たちの予定が30分や1時間ぐらい空いてしまうのです。

前日かもしくは当日でも早めに連絡をもらえれば、空いた時間の調整をすることができるのですが、それもできなくなってしまいます。

ですので、面接当日でもキャンセルするときは早めに連絡を入れてもらったほうが、企業側にとっても助かるのですね。

面接の前日が休日の場合

例えば面接の予定日時が、月曜日の午前11時の場合。

土日の休日は会社に社員の方が誰もいなくて、電話での面接辞退の連絡を入れることができないこともあります。

そんな時は前日までにメールで面接辞退をする旨の文章を書いて送るか、留守番電話にメッセージを残しておいてもいいですね。

そして当日は、その会社の朝の始業時間前に電話で面接に行けないことを伝えるようにしましょう。

朝の始業時間は会社のホームページなどで確認できます。

月曜日の仕事始めは社員全体の朝礼や連絡などがありますので、それを避けて就業時間の5~10分前に電話を掛けたほうが担当者につながると思います。

当日の面接時間の直前ギリギリで電話をかけるよりも、朝イチで早めに伝えたほうが印象もいいと思います。

面接を辞退するときの電話での断り方

当日に面接を辞退するときの電話での伝え方としては・・・

まず応募した会社に電話をかけます。

そして「はい、○○(会社名)です」と会社の方が電話に出たら、

「私(わたくし)、本日〇時から面接予定の○○(自分の名前)と申します。恐れ入りますが、面接の担当者様はいらっしゃいますでしょうか?」と言いましょう。

で、電話に出た会社の人が「面接の担当ですね、少々お待ちください」と言います。

そして面接担当者の人が電話に出たら、

「私(わたくし)、本日〇時から面接予定の○○(自分の名前)と申します。誠に申し訳ありませんが、面接を辞退したいと思いまして、お電話いたしました」

で、いいと思います。

それで面接担当者の方も「そうですか、わかりました」と受け付けてくれるはずです。

最終面接ぐらいまで行けば辞退する理由を聞かれると思いますが、「他社に内定が決まりまして・・・」など正直に伝えていいと思います。

担当者が面接の辞退を了承してくれたら、最後は「よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。」といって電話を切りましょう。

面接を辞退するときのメールの書き方

面接を辞退するときのメールの例文は、

【件名】面接辞退のご連絡

【本文】

株式会社 ○○(もしくは○○株式会社)
○○ 部 ○○課(←わからなければ書かなくてもいい)
採用担当者(採用担当者が分かるときはその人の名前)様

お世話になっております。
○月○日の○時から面接のお約束をいただいております○○(自分の名前)と申します。
誠に申し訳ありませんが、諸事情により面接を辞退させていただきたいと思い、ご連絡致しました。

ご迷惑をお掛けいたしますが、何卒よろしくお願い致します。

学生の場合は、自分の名前の前に学校名も入れたほうがいいですね。

ただメールの場合は、相手が内容を読んでくれたかどうか確認できないので、電話で伝えたほうが確実だと思います。

おわび状はいらない

「当日にいきなり面接に行けなくなった」ためにお詫び状をメールや手紙に書いて送る方もいます。

しかしお詫び状は必要ないと思います。

突然行けなくなって申し訳なく思う気持ちもあるかと思いますが、企業側も面接に来ない人のことはもう気にかけていません。

辞退する連絡を入れたときに一言謝れば、それで十分だと思います。

面接を受ける気がないのなら辞退する

また面接直前に辞退の電話をするのも失礼だと思って、もうその企業で働きたい気持ちはないけど、とりあえず面接を受けるという方もいます。

でもそれはお互いに時間の無駄になってしまいます。

面接時間前だとしても、最初から行くつもりのない面接は辞退したほうがいいですね。

面接官には迷惑がかかるかもしれませんが、内定をもらっても入社するつもりがないのなら面接を辞退する連絡を入れましょう。

いかがでしたでしょうか。

面接の辞退をするときは、決まった時点でなるべく早く企業の担当者に伝えましょう。

連絡をするのを後回しにして、面接の前日や当日になってキャンセルの連絡をすると「なんでもっと早く知らせてくれないの?」など、ちょっときつめに言われることもあります。

そうならないためにも余裕をもって早く伝えておきましょう。

そうすれば企業の面接担当者も面接の辞退をすんなりと受け入れてくれます。

また面接の日が近くなったら体調管理にも気をつけて、風邪などひかないようにしましょう。

風邪で面接に行けないとかは、自分の体調を管理できない人と思われてしまいます。

そして面接当日も電車やバスの遅延や道が分からなくなることもふまえて、時間に余裕をもって家を出るようにしましょう。

就活の面接をドタキャンしたりすっぽかしする人もいるので、企業の採用担当者も慣れてはいますが、やはり最低限のマナーとして面接を辞退する連絡ぐらいはしておきたいですね。

スポンサーリンク

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする

スポンサーリンク