面接や内定を辞退したいときの電話・メールでのことわり方の例

会社説明会や面接をキャンセルしたいときは会社に電話をしましょう

就職・転職活動で、会社説明会や面接をキャンセル・辞退したいときは、とりあえず応募した会社に電話をかけて、そこの人事担当者に伝えましょう。

応募から内定の連絡まで、電話でのやり取りはなく、すべてメールでやり取りしていた会社であれば、説明会や面接や内定の辞退をメールで伝えてもいいと思います。

でも基本は、電話で伝えたほうがいいですね。

メールや手紙に辞退したいことを書いて伝えてもいいのですが、会社の採用担当者がそれを読んでくれたのかどうか、自分で確認することができません。

親切な人事担当者は、メールの返信を書いて送ってくれるかもしれませんが、そんな親切な人ばかりではありません。

メールで伝えるよりもまず電話をして、人事担当者と直接を話をして、了承する返事を聞いたほうが早いですし確実です。

メールを送るのであれば、電話で了承を取ったあとに、確認のためにメールを送ったほうがいいでしょう。

辞退するときに電話で文句を言われることはありません

就活の用事で会社に電話するときは、最初になんて言ったらいいか、戸惑うと思います。

そんなときはとりあえず、「自分の名前と用件」だけは、しっかりといいましょう。

会社説明会や面接の予定をことわったからといって、会社の採用担当者から怒られたり、文句を言われることもありません(おそらく)。

でも会社の人も説明会や面接の準備をして、その予定を入れた時間はほかの仕事をしないで開けて待っていますので、キャンセルするときは、できるだけはやく連絡をいれるようにしましょう。

そのほうが会社の人も、ほかの仕事ができて助かると思います。

内定の辞退も、内定承諾書を出す前だったら、文句も言われることなくことわることができます。

でも内定承諾後に「やっぱり内定を辞退します!」というときは、会社との約束を破っているので、文句を言われることもあるでしょう。

それは仕方がありません。

会社に電話をかける時間帯

会社に電話をする時間帯は、基本的には勤務時間帯なら、何時でもいいと思います。

平日の朝9時から夕方17時までの間は、電話をかければどの会社でも、普通に電話対応してくれます。

土日祝日は会社が休みのときも多いですし、できれば平日の昼休みの12~13時はなるべくひかえてもらったほうがいいですね。

会社の事情にもよりますがベストな時間は、だいたい平日の午前10~12時か、午後13~16時あたりに電話をかけるのが一番いいかと思います。

それぞれの電話対応の例

会社説明会や面接を辞退するときの電話のかけ方の例

会社説明会や面接・選考を辞退するときの電話での言い方の内容としては・・・

まず応募した会社に電話をかけて「はい、○○(会社名)です。」と会社の方が電話に出たら、

「私(わたくし)、御社(おんしゃ)の会社説明会(面接)の予約を入れました○○(自分の名前)と申します。採用担当者様はいらっしゃいますでしょうか?」と言いましょう。

で、電話に出た会社の人が「採用担当ですね、少々お待ちください」と言います。そして採用担当者の人が電話に出たら、

「私(わたくし)、○日の○時開始の御社(おんしゃ)の会社説明会(面接)の予約を入れました○○(自分の名前)と申します。誠に申し訳ありませんが、会社説明会(面接)の予約をキャンセルしたいと思いまして、お電話いたしました」

で、いいと思います。

それで会社の採用担当者の方も「そうですか、わかりました」受け付けてくれるはずです。

そうしたら「よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。」といって電話を切りましょう。

会社説明会や面接を、当日直前にキャンセルするときも、同じ言い方で大丈夫です。

最終面接までいっていれば、辞退する理由を聞かれるかもしれません。

そのときの理由は自分で考えておきましょう。

担当者が不在で留守だったときは、ほかの会社の方に告げるか、留守電に入れて折り返しの電話を待つなどして対応したいですね。

また会社説明会や面接はメールや手紙でもキャンセルできるとは思いますが、これだと一方的に通達するかたちで、ちょっと失礼な感じもします。

「辞退してしまえば、今後はかかわりはないから」という考えもありますが、電話で自分の口から説明したほうがていねいだと思います。

面接を辞退するときのメールの文章

それでも電話連絡の後に、念のためにメールも送っておきたいと思うときもあるでしょう。

そのときのメールの例文としては、

【件名】面接辞退のご連絡

【本文】

株式会社 ○○(もしくは○○株式会社)
○○ 部 ○○課(←わからなければ書かなくてもいい)
採用担当者(採用担当者が分かるときはその人の名前)様

お世話になっております。
○月○日の○時から面接のお約束をいただいております○○と申します。
諸事情があり誠に申し訳ありませんが、今回は面接を辞退させていただきたいと思い、ご連絡致しました。

ご迷惑をお掛けいたしますが、何卒よろしくお願い致します。

学生の場合は、自分の名前の前に学校名も入れたほうがいいですね。

内定を辞退するときの電話のかけ方の例

内定を辞退するときの電話の内容は、

電話をかけて「はい、○○(会社名)です。」と会社の方が電話に出たら、

「私(わたくし)、御社(おんしゃ)から内定のご連絡をいただきました○○(自分の名前)と申します。採用担当者様はいらっしゃいますでしょうか?」

と言います。

それで採用担当者の人が電話に出たら、

「私(わたくし)、御社(おんしゃ)から内定のご連絡をいただきました○○(自分の名前)と申します。誠に申し訳ありませんが、御社の内定を辞退させていただきたいと思いまして、お電話いたしました。」

でいいのではないでしょうか。

そういうと、「そうですか、残念ですね・・・」とか、「よろしければ辞退する理由を教えてもらえませんか?」と聞かれると思います。

そのときは正直に、「すごく悩んだのですが・・・本当に申し訳ありませんが、ほかの会社に決めまして・・・」と言っていいですよ。

でも「第一志望の会社から内定をもらいまして・・・」はちょっと言いすぎだと思いますので、やめておいたほうがいいですが。

内定を辞退する以上は、ほかの理由でもいいと思います。

また「内定を辞退する旨は、メールでもお伝えしたほうがよろしいでしょうか?」ということも聞いておきましょう。

あとで「内定を辞退するという話は聞いていない!」と言われないために、確認のために電話のあとにメールを送ってもいいと思います。

用件を伝えて相手が了承したら「よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。」と言って電話を切りましょう。

会社から内定の電話がかかってきたときに、その場で辞退することを採用担当者に告げてもかまいません。

内定を辞退するときのメールの文章

採用担当者が「メールも送ってください」と言ってきたら、その例文として、

【件名】内定辞退のご連絡

【本文】

株式会社 ○○(もしくは○○株式会社)
○○ 部 ○○課(←わからなければ書かなくてもいい)
採用担当者(採用担当者が分かるときはその人の名前)様

先日は、お忙しい中お時間を頂きありがとうございました。
貴社から内定のご連絡を頂けたことは、大変光栄に感じております。
ですが慎重に熟慮した結果、誠に勝手ではございますが、今回は内定を辞退させて頂きます。

就職活動を通して、お世話になりましたこと大変感謝しております。

末筆ながら、貴社の今後の発展を心からお祈り申し上げます。

(自分の名前)

と言った感じの文面でいいのではないでしょうか。

「メールや手紙はいりません」と採用担当者に言われたら、メールや手紙は送る必要はないです。

特に文句をいわれることはありませんので、面接のキャンセルや内定を辞退することが決まったら、すぐに会社に連絡を入れましょう。

電話するのが怖いし緊張するからといって、返事を先延ばししても何もいいことはありません。

やらないといけないことは、ササッとすばやく行動してやってしまいましょう。

メールや手紙のみで内定辞退を告げると、面接をキャンセルするときと違って、会社の人事担当者もその理由を聞きたいと思うでしょう。

会社からもメールや電話で理由を聞いてくると思いますので、それだったら最初から電話で直接話したほうが、話も簡単に済むと思います。

内定承諾後の内定辞退はかなり怒られる?

就職・転職活動で、内定承諾書や誓約書を書いて企業に提出したあとに、「やっぱり内定を辞退させてください」というときは。

会社の採用担当者から、文句を言われることもあるかもしれません。

なので承諾する前は、時間をとってよく考えましょう。

会社に迷惑をかけてしまったときは、まず電話をして謝罪をして、要望があれば会社に出向いてあやまったほうがいいですね。

理由もしっかり説明すれば、わかってくれるとは思います。

損害賠償までは請求されませんが、謝るときは誠実な態度でのぞんで、なるべくそうした事態は避けたいところですね。

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