面接や内定を辞退したいときの電話・メールでのことわり方の例

会社説明会や面接をキャンセルしたいときは?

就職・転職活動では、会社説明会や面接をキャンセル・辞退したいときがあると思います。

その時は応募した会社に電話をかけて人事担当者に伝えましょう。

応募から内定の連絡まで電話でのやり取りはなく、すべてメールでやり取りしていた会社であれば、説明会や面接や内定の辞退をメールで伝えてもいいと思います。

そうしたルールがなければ電話で伝えるようにしましょう。

メールや手紙に辞退したいことを書いて伝えてもいいのですが、会社の採用担当者がそれを読んでくれたのかどうか、自分で確認することができません。

親切な人事担当者はメールの返信を書いて送ってくれるかもしれませんが、そんな親切な人ばかりではありません。

メールで伝えるよりもまず電話をして人事担当者と直接を話をして、辞退を了承してくれる返事を聞いたほうが早いですし確実です。

メールを送るのであれば、電話で話をして了承を取ったあとに、確認のためにメールを送ったほうがいいでしょう。

辞退の連絡を入れるときはお早めに

就活の用事で会社に電話するときは、最初になんて言ったらいいか、戸惑うと思います。

そんなときはとりあえず、「自分の名前と用件」だけは、しっかりといいましょう。

会社説明会や面接の予定をことわったからといって、会社の採用担当者から怒られたり、文句を言われることもありません(おそらく)。

しかし会社の人も説明会や面接の準備をして、説明会や面接の時間はほかの仕事を入れないで待っています。

予約を入れておいて、そのあとキャンセルすると決めたら、できるだけはやく連絡をいれるようにしましょう。

そのほうが会社の人も、ほかの仕事ができて助かると思います。

内定の辞退も、内定承諾書を出す前だったら、特に文句も言われることなくことわることができます。

でも内定承諾後に「やっぱり内定を辞退します!」というときは、会社との約束を破っているので、文句を言われることもあるでしょう。

それは仕方がありません。

会社に電話をかける時間帯

会社に電話をする時間帯は、基本的には勤務時間帯なら、何時でもいいと思います。

平日の朝9時から夕方17時までの間は、電話をかければどの会社でも、普通に電話対応してくれます。

その時間帯の中でも、できれば平日の昼休みの12~13時はなるべくひかえてもらったほうがいいですね。

会社の事情にもよりますがベストな時間は、だいたい平日の午前10~12時か、午後13~16時あたりに電話をかけるのが一番いいかと思います。

それぞれの電話対応の例

会社説明会や面接を辞退するときの電話のかけ方の例

会社説明会や面接・選考を辞退するときの電話での言い方の内容としては・・・

まず応募した会社に電話をかけて「はい、○○(会社名)です。」と会社の方が電話に出たら、

「私(わたくし)、○日○時開始の会社説明会(面接)の予約を入れました○○(自分の名前)と申します。恐れ入りますが、採用担当者様はいらっしゃいますでしょうか?」

と言いましょう。

で、電話に出た会社の人が「採用担当ですね、少々お待ちください」と言います。そして採用担当者の人が電話に出たら、

「私(わたくし)、○日の○時開始の会社説明会(面接)の予約を入れました○○(自分の名前)と申します。誠に申し訳ありませんが、会社説明会(面接)の予約をキャンセルしたいと思いまして、お電話いたしました」

で、いいと思います。

それで会社の採用担当者の方も「そうですか、わかりました」受け付けてくれるはずです。

そうしたら「よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。」といって電話を切りましょう。

会社説明会や面接を、当日直前にキャンセルするときも、同じ言い方で大丈夫です。

最終面接までいっていれば、辞退する理由を聞かれるかもしれません。

そのときの理由は自分で考えておきましょう。

担当者が不在で留守だったときは、ほかの会社の方に告げるか、留守電に入れて折り返しの電話を待つなどして対応したいですね。

また会社説明会や面接はメールや手紙でもキャンセルできるとは思いますが、これだと一方的に通達するかたちで、ちょっと失礼な感じもします。

「辞退してしまえば、今後はかかわりはないから」という考えもありますが、電話で自分の口から説明したほうがていねいだと思います。

面接を辞退するときのメールの文章

それでも電話連絡の後に、念のためにメールも送っておきたいと思うときもあるでしょう。

そのときのメールの例文としては、

【件名】面接辞退のご連絡

【本文】

株式会社 ○○(もしくは○○株式会社)
採用担当○○様

お世話になっております。
○月○日の○時から面接の予約を入れました○○(自分の名前)と申します。
誠に申し訳ありませんが、諸事情により面接を辞退させていただきたいと思い、ご連絡致しました。

ご迷惑をお掛けいたしますが、何卒よろしくお願い致します。

————————————-

自分の名前(フリガナ)
△△大学□□学部□□学科4年
携帯電話:090-1234-5678
e-mail:abc1234@gmail.com

————————————-

学生でない方は学校や学部・学科名は消しておきましょう。

採用担当者の名前がわからないときは「採用担当者様」にしておきましょう。

そして最後に署名を入れておきたいですね。

内定を辞退するときの電話のかけ方の例

内定を辞退するときの電話の内容は、

電話をかけて「はい、○○(会社名)です。」と会社の方が電話に出たら、

「私(わたくし)、御社(おんしゃ)から内定のご連絡をいただきました○○(自分の名前)と申します。恐れ入りますが、採用担当者様はいらっしゃいますでしょうか?」

と言います。

それで採用担当者の人が電話に出たら、

「私(わたくし)、御社(おんしゃ)から内定のご連絡をいただきました○○(自分の名前)と申します。誠に申し訳ありませんが、御社の内定を辞退させていただきたいと思いまして、お電話いたしました。」

でいいのではないでしょうか。

そういうと、「そうですか、残念ですね・・・」とか、「よろしければ辞退する理由を教えてもらえませんか?」と聞かれると思います。

そのときは正直に「すごく悩んだのですが・・・本当に申し訳ありませんが、ほかの会社に決めまして・・・」と言っても構いません。

でも「第一志望の会社から内定をもらいまして・・・」はちょっと言いすぎだと思いますので、やめておいたほうがいいです。

内定を辞退する以上は、ほかの理由でもいいと思います。

また「内定を辞退する旨は、メールでもお伝えしたほうがよろしいでしょうか?」ということも聞いておきましょう。

あとで「内定を辞退するという話は聞いていない!」と言われないために、確認のために電話のあとにメールを送ってもいいと思います。

用件を伝えて相手が了承したら「よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。」と言って電話を切りましょう。

会社から内定の電話がかかってきたときに、その場で辞退することを採用担当者に告げてもかまいません。

内定を辞退するときのメールの文章

採用担当者が「メールも送ってください」と言ってきたら、その例文として、

【件名】内定辞退のご連絡

【本文】

株式会社 ○○(もしくは○○株式会社)
採用担当○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○(自分の名前)と申します。

先日は、お忙しい中、面接のお時間を頂きありがとうございました。
貴社から内定のご連絡を頂けたことは、大変光栄に感じております。
ですが慎重に熟慮した結果、誠に勝手ではございますが、今回は内定を辞退させて頂きます。

就職活動を通して、お世話になりましたことを大変感謝しております。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

————————————-

自分の名前(フリガナ)
△△大学□□学部□□学科4年
携帯電話:090-1234-5678
e-mail:abc1234@gmail.com

————————————-

と言った文面でいいのではないでしょうか。

学生でない方は学校や学部・学科名は消しておきましょう。

採用担当者の名前がわからないときは「採用担当者様」にしておきましょう。

そして最後に署名を入れておきたいですね。

電話で伝えた後に「メールや手紙はいりません」と採用担当者に言われたら、メールや手紙は送る必要はないです。

特に文句をいわれることはありませんので、面接のキャンセルや内定を辞退することが決まったら、すぐに会社に連絡を入れましょう。

電話するのが怖いし緊張するからといって、返事を先延ばししても何もいいことはありません。

やらないといけないことは、すぐにやってしまいましょう。

面接をキャンセルするときと違い、メールや手紙のみで内定辞退を告げるだけでは、会社の人事担当者も納得しないこともあります。

会社の方からメールや電話で理由を聞いてくると思いますので、それだったら最初から電話で直接話したほうが、話も簡単に済むと思います。

内定承諾後の内定辞退はかなり怒られる?

就職・転職活動で、内定承諾書や誓約書を書いて企業に提出したあとに、「やっぱり内定を辞退させてください」というときは。

会社の採用担当者から文句を言われることもあるかもしれません。

ですので内定を承諾する前は時間をとってよく考えましょう。

会社に迷惑をかけてしまったときは、まず電話をして謝罪をして、要望があれば会社に出向いてあやまったほうがいいですね。

理由もしっかり説明すれば、わかってくれるとは思います。

損害賠償までは請求されませんが、謝るときは誠実な態度でのぞむようにして、なるべくそうした事態は避けたいところですね。

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