面接や内定を辞退したいときの電話・メールでのことわり方の例

面接や内定を辞退したいときは?

辞退の連絡をするときは電話かメールか?

就職・転職活動では「面接をキャンセル」したり、「内定を辞退したい」ときがあると思います。

その時は応募した会社に電話をかけて採用担当者に伝えることをおすすめします。

応募から内定まで電話でのやり取りはなく、すべてメールでやり取りしていた会社であれば、面接や内定の辞退をメールで伝えてもいいと思います。

そうでなければ電話で伝えるようにしましょう。

メールや手紙で辞退したいことを書いて伝えてもいいのですが、会社の採用担当者がそれを読んでくれたのかどうか、自分で確認することができません。

親切な採用担当者はメールの返信を書いて送ってくれるかもしれませんが、そんな親切な人ばかりでもないのですね。

メールで伝えるよりもまず電話をして採用担当者と直接を話をして、面接や内定の辞退を伝えて、返事を聞いたほうが早いですし確実です。

メールを送るのであれば、電話で話をして了承を取ったあとに、確認のためにメールを送ったほうがいいでしょう。

辞退の連絡を入れるときはお早めに

会社に電話するときは、最初になんて言ったらいいか、戸惑うと思います。

そんなときはとりあえず、「自分の名前と用件」だけは、しっかりといいましょう。

面接や内定をことわったからといって、会社の採用担当者から怒られたり、文句を言われることもありません。

会社の採用担当者は面接の準備をして、面接の時間はほかの仕事を入れないで待っています。

面接の予約を入れておいて、そのあとキャンセルすると決めたら、できるだけはやく連絡をいれるようにしましょう。

少なくとも面接の前日までには連絡を入れておきたいですね。

そのほうが会社の人も、ほかの仕事ができて助かると思います。

内定の辞退も、内定承諾書などを出す前だったら、特に文句も言われることなく辞退することができます。

内定を辞退することが決まったら、なるべく早く辞退の連絡をするようにしたいですね。

会社に電話をかける時間帯

会社に電話をする時間帯は、基本的には勤務時間帯なら、何時でもいいと思います。

平日の朝9時から夕方17時までの間は、電話をかければどの会社でも、普通に電話対応してくれます。

その時間帯の中でも、できれば平日の昼休みの12~13時はなるべくひかえてもらったほうがいいですね。

会社の事情にもよりますがベストな時間は、だいたい平日の午前10~12時か、午後13~16時あたりに電話をかけるのが一番いいかと思います。

それぞれの電話対応の例

面接を辞退するときの電話のかけ方の例

予定を入れた面接を辞退するときの電話での言い方の内容としては・・・

まず応募した会社に電話をかけて「はい、○○(会社名)です」と会社の方が電話に出たら、

「私(わたくし)、○日○時から面接の予約を入れました○○(自分の名前)と申します。恐れ入りますが、採用担当者様はいらっしゃいますでしょうか?」

と言いましょう。

で、電話に出た会社の人が「採用担当ですね、少々お待ちください」と言います。そして採用担当者の人が電話に出たら、

「私(わたくし)、○日の○時から面接の予約を入れました○○(自分の名前)と申します。誠に申し訳ありませんが、面接の予約をキャンセルしたいと思いまして、お電話いたしました」

で、いいと思います。

それで会社の採用担当者の方も「そうですか、わかりました」受け付けてくれるはずです。

そうしたら「よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。」といって電話を切りましょう。

風邪などの理由で当日直前に面接をキャンセルするときも、同じ言い方で大丈夫です。

最終面接までいっていれば、「面接を辞退する理由」を聞かれるかもしれません。

そのときの理由は自分で考えておきましょう。

採用担当者が不在で留守だったときは、ほかの会社の方に告げるか、採用担当者が戻ってくる日時を聞いて、その時間にまた電話をしてみましょう。

また面接はメールや手紙でもキャンセルできるとは思いますが、これだと一方的に通達するかたちで、ちょっと失礼な感じもします。

「辞退してしまえば、今後はかかわりはないから」という考えもありますが、電話で説明したほうがていねいだと思います。

面接を辞退するときのメールの文章

それでも電話連絡の後に、念のためにメールも送っておきたいと思うときもあるでしょう。

そのときのメールの例文としては、

【件名】面接辞退のご連絡

【本文】

株式会社 ○○(もしくは○○株式会社)
採用担当○○様

お世話になっております。
○月○日の○時から面接の予約を入れました○○(自分の名前)と申します。
誠に申し訳ありませんが、諸事情により面接を辞退させていただきたいと思い、ご連絡致しました。

ご迷惑をお掛けいたしますが、何卒よろしくお願い致します。

————————————-

自分の名前(フリガナ)
△△大学□□学部□□学科4年
携帯電話:090-1234-5678
e-mail:abc1234@gmail.com

————————————-

学生でない方は「学校や学部・学科名」は消しておきましょう。

採用担当者の名前がわからないときは「採用担当者様」にしておきましょう。

そして最後に署名を入れておきたいですね。

内定を辞退するときの電話のかけ方の例

内定を辞退するときの電話の内容は、

電話をかけて「はい、○○(会社名)です。」と会社の方が電話に出たら、

「私(わたくし)、御社(おんしゃ)から内定のご連絡をいただきました○○(自分の名前)と申します。恐れ入りますが、採用担当者様はいらっしゃいますでしょうか?」

と言います。

それで採用担当者の人が電話に出たら、

「私(わたくし)、御社(おんしゃ)から内定のご連絡をいただきました○○(自分の名前)と申します。誠に申し訳ありませんが、御社の内定を辞退させていただきたいと思いまして、お電話いたしました。」

と言ってみましょう。

内定を辞退するときの理由

採用担当者からは「そうですか、残念ですね・・・」とか、

「よろしければ辞退する理由を教えてもらえませんか?」

と聞かれると思います。

そのときは正直に、

「すごく悩んだのですが・・・本当に申し訳ありませんが、ほかの会社に決めまして・・・」

と言っても構いません。

でも「第一志望の会社から内定をもらいまして・・・」はちょっと言いすぎだと思いますので、やめておいたほうがいいです。

そのときに「もしよろしければ、内定先の企業を教えてもらえますか?」と聞かれることもあります。

この質問は内定先の企業を参考として聞いておきたいだけなので、特にほかの意味はありません。

「○○会社に入社することに決めました」でもいいですし、「~関係の会社に内定を頂きました」でもいいと思います。

また「ちょっと条件が合わないと思いまして、申し訳ありませんが辞退させてください」でもいいと思います。

内定を辞退するときは、ほかの理由でもかまいません。

また「内定を辞退する旨は、メールでもお伝えしたほうがよろしいでしょうか?」ということも聞いておきましょう。

あとで「内定を辞退するという話は聞いていない!」と言われないために、確認のために電話のあとにメールを送ってもいいと思います。

用件を伝えて相手が了承したら「よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。」と言って電話を切りましょう。

会社から内定の電話がかかってきたときに、その場で辞退することを採用担当者に告げてもかまいません。

内定を辞退するときのメールの文章

採用担当者が「メールも送ってください」と言ってきたら、その例文として、

【件名】内定辞退のご連絡

【本文】

株式会社 ○○(もしくは○○株式会社)
採用担当○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部の○○(自分の名前)と申します。

先日は、お忙しい中、面接のお時間を頂きありがとうございました。
貴社から内定のご連絡を頂けたことは、大変光栄に感じております。
ですが慎重に熟慮した結果、誠に勝手ではございますが、今回は内定を辞退させて頂きます。

就職活動を通して、お世話になりましたことを大変感謝しております。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

————————————-

自分の名前(フリガナ)
△△大学□□学部□□学科4年
携帯電話:090-1234-5678
e-mail:abc1234@gmail.com

————————————-

と言った文面でいいのではないでしょうか。

学生でない方は「学校や学部・学科名」は消しておきましょう。

採用担当者の名前がわからないときは「採用担当者様」にしておきましょう。

そして最後に署名を入れておきたいですね。

電話で伝えた後に「メールや手紙はいりません」と採用担当者に言われたら、メールや手紙は送る必要はないです。

特に文句をいわれることはありませんので、内定を辞退することが決まったら、すぐに会社に連絡を入れましょう。

「電話するのが怖いし緊張する」からといって、返事を先延ばししても何もいいことはありません。

やらないといけないことは、すぐにやってしまいましょう。

面接をキャンセルするときと違い、メールや手紙のみで内定辞退を告げるだけでは、会社の人事担当者も納得しないこともあります。

会社の方からメールや電話で理由を聞いてくると思いますので、それだったら最初から電話で直接話したほうが、話も簡単に済むと思います。

内定承諾後の内定辞退はかなり怒られる?

就職・転職活動で、内定承諾書や入社誓約書などを書いて企業に提出したあとに、

「ほかの企業に入社したいので、内定を辞退させてください」

というときもあります。

「内定承諾書や入社誓約書にサインしてしまったから、もう内定は辞退できないのでは?」

と思うかもしれませんが、サインした後も内定を辞退することはできます。

内定後は内定承諾書や入社誓約書などを書かせる会社が多いですが、これには法的な拘束力はありません。

「入社したくない」と言っている人を強制的に入社させて働かせる権利は会社にはありませんし、内定承諾書や入社誓約書などを書いた後も内定を辞退できるのですね。

「損害倍書を請求する!」と言ってくる会社もあるようですが、内定辞退者に損害賠償を請求しても企業側が得るものは何もありませんので、そのようなことはまずしてこないでしょう。

「会社まで謝りに来い!」というところもあるようですが、会社側が内定辞退者を呼び出す権利もありません。

しかし企業と結んだ約束を破ったということで、内定承諾後は電話をして誠実にお断りをして納得してもらいましょう。

内定を辞退する理由も聞かれると思いますが、それも正直に答えておきましょう。

第2志望の企業はキープしておく?

就職・転職活動の時には、

「第2志望の企業から内定をもらい、承諾するかどうか返事を出すように言われているけど、まだ第1志望の企業から結果が来ていない」

「そのため第2志望の内定はいったん承諾しておいて、あとで第1志望から内定をもらったら、第2志望の内定は辞退する」

というやり方をしている人もいるでしょう。

第2志望の企業からすると嫌な気分にもなりますが、こういうやり方も仕方がないと思います。

または内定承諾書にサインして内定先をキープしながら、就職活動を続ける人もいるでしょう。

やはり就職・転職活動している人からすれば、あとで後悔しない企業を選んだほうがいいですね。

企業側も内定辞退者が出ることをある程度見込んではいますが、入社に向けての準備は進めていますので、辞退することが決まったらすぐに企業に連絡するようにしてください。

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